💻 ¿Se podrá seguir facturando con Excel y Word con la llegada de Verifactu?

La llegada de Verifactu, el nuevo sistema de facturación electrónica desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT) a raíz del Real Decreto 1007/2023, ha generado una gran pregunta entre autónomos y pequeñas empresas:

👉 ¿Podré seguir usando mis plantillas de Excel o Word para emitir facturas?

La respuesta, como casi siempre en materia fiscal, es: depende.

Vamos a analizar lo que dice la normativa, lo que ha aclarado la Agencia Tributaria y, sobre todo, qué podrás y qué no podrás hacer a partir de 2026.

📜 Qué dice el Real Decreto 1007/2023

El Real Decreto 1007/2023 regula los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), es decir, los programas o herramientas que se usan para emitir, registrar y conservar facturas.

La norma establece que estos sistemas deben garantizar:

• Integridad e inalterabilidad de las facturas (no se pueden borrar o modificar sin dejar rastro).

• Trazabilidad y registro de eventos: el sistema debe guardar automáticamente toda interacción o cambio.

• Conservación y legibilidad de los datos.

• Envío automático y seguro de la información a la AEAT, cuando se active el modo Verifactu.

  
  

En resumen: el sistema debe generar un registro electrónico seguro, verificable y accesible para Hacienda.

📅 Obligatorio para autónomos y micropymes a partir del 1 de julio de 2026.

ℹ Qué dice la Agencia Tributaria

En su sección oficial de preguntas frecuentes sobre Verifactu, la AEAT ha introducido un matiz importante:

“El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.

• Expedir e imprimir las facturas.

• Conservar la información de facturación.”

Esto significa que, si usas Word o Excel de forma totalmente manual, solo para escribir e imprimir facturas sin automatismos ni vínculos, la AEAT no lo considera un sistema informático de facturación (SIF).

En ese caso, tu uso podría quedar fuera del ámbito de aplicación de Verifactu.

⚠ Pero hay matices importantes

El término clave es “exclusivamente”.

Si usas Excel o Word de una forma más avanzada —por ejemplo, con fórmulas automáticas, cálculos de IVA, vínculos entre hojas o macros que generan facturas—, entonces sí estarías utilizando un sistema informático de facturación, y deberías cumplir con los requisitos del Real Decreto.

Otros puntos clave:

• El RD no dice expresamente que Excel o Word estén permitidos, sino que regula los sistemas que sí funcionan como software de facturación.

• En caso de inspección, Hacienda podría determinar que tu uso de Excel equivale a un sistema informático, especialmente si hay automatización o procesamiento de datos.

• Algunos expertos legales advierten que incluso una hoja de cálculo básica podría considerarse “utilidad de procesamiento” y, por tanto, quedar sujeta al RD según el uso real que se le dé.

🧾 Conclusión: sí, pero con condiciones

👉 Sí, podrás seguir usando Excel o Word para hacer tus facturas siempre que los uses como una herramienta manual, sin automatismos, sin enlaces entre facturas y sin funciones de cálculo automático.

En ese caso, tu archivo actúa como un documento de texto simple, no como un sistema informático de facturación.

❌ No podrás seguir usándolos si:

• Tus hojas de cálculo generan automáticamente los totales o el número de factura.

• Usas plantillas enlazadas o macros.

• Tienes procesos digitales de firma o envío automático.

En esos casos, tu Excel o Word será considerado un sistema informático de facturación, y tendrás que cambiar a un software certificado conforme al Real Decreto 1007/2023.

💡 Recomendación práctica

Aunque técnicamente se podría seguir usando Excel o Word de forma “manual”, no es lo recomendable a medio plazo:

• Los programas adaptados a Verifactu garantizan cumplimiento automático.

• Te evitarán sanciones, errores o problemas de trazabilidad.

• Muchos ofrecen versiones gratuitas o de bajo coste para autónomos.

Por tanto, si hoy sigues facturando con Excel o Word, aprovecha 2025 para migrar a una solución digital certificada y llegar tranquilo al nuevo escenario Verifactu.

Conclusión final:

El uso de Word o Excel para facturar no está prohibido, pero sí limitado a un uso puramente manual.

El espíritu de Verifactu es acabar con los sistemas que permiten manipular facturas sin control.

Por tanto, aunque aún haya un resquicio legal para las plantillas básicas, el futuro de la facturación pasa inevitablemente por herramientas digitales certificadas y conectadas con la Agencia Tributaria.